Zukunftsfähig mit digitaler Archivierung
posted am: 17 Oktober 2023
Das Leben wird zunehmend elektronischer und digitaler. Kaum werden noch Dokumente oder Unterlagen in einer analogen Form erstellt und verbreitet. Der aktuelle Newsletter wird per Mail verschickt und die Tageszeitung wird auf dem Tablet oder Handy gelesen. Dennoch gibt es immer noch Dokumente und Unterlagen, die zwingend in analoger Form erstellt werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel offizielle Prüfberichte oder Genehmigungen für Anlagen und Gebäude. Um diese Dokumente zukunftsfähig abzulegen und zu verwalten, ist eine digitale Archivierung ein Schlüsselelement in der modernen Büroorganisation. Durch das Einscannen wird zunächst die erforderliche Datei erzeugt, damit eine digitale Weiterverarbeitung ermöglicht wird. Um fortlaufend diese Datei auch wiederzufinden, ist es notwendig, eine gute Struktur auf dem digitalen System und Netzwerk zu schaffen. Über geeignete Oberbegriffe und Schlüsselwörter werden Dokumente sortiert und abgelegt. IT-Spezialisten können hier hilfreiche Unterstützung leisten, indem schlanke Strukturen angelegt und in speziellen Programmen verwaltet werden können. In sogenannten CMS-Systemen sind zumeist auch Suchfunktionen und Filter integriert, um zielgerichtet die passenden Unterlagen zu finden. Entscheidend ist dabei, dass die digitale Archivierung in derartigen Systemen auch eine rechtssichere Ablage darstellt. Das bedeutet, dass auf diese Art auch vorm Gesetzgeber die Ablage und Archivierung gerechtfertigt ist. Doch nicht nur die Rechtssicherheit stellt hier einen entscheidenden Vorteil dar. In den genannten Systemen ist es zusätzlich möglich, den gescannten Dateien eine Vielzahl von Parametern, Eigenschaften und Schlüsselwörtern anzuhängen. Diese Detailtiefe ist auf einem normalen Computer-System nicht erreichbar und schafft somit für die zukünftige Bearbeitung entscheidende Grundlagen. Ein weiterer nicht zu verachtender Vorteil und Zweck für die digitale Archivierung stellt die Ressourcenschonung dar. Der Verzicht darauf, Dokumente zwingend auszudrucken, und das möglicherweise auch in mehrfacher Ausführung, verhindert einen Verbrauch von Papier, Energie und nicht zuletzt auch CO?. Weiterhin benötigen Papierdokumente ein Vielfaches an Platz zur Archivierung, der somit effektiv eingespart und auch nicht unnötig vorgehalten werden muss. Weiterhin erlaubt eine digitale Ablage, das mobile Arbeiten produktiver zu gestalten. Im Homeoffice können Dokumente, die sonst im Büro liegen, trotzdem bearbeitet und betrachtet werden. Die Unabhängigkeit vom Arbeitsraum bietet die Möglichkeit, die Arbeitswelt für Arbeitnehmer attraktiver und angenehmer zu gestalten. Entscheidend für eine produktive Arbeit mit der digitalen Archivierung ist jedoch, dass die Systeme auch einer Pflege und Betreuung unterliegen. Mittels spezieller Fachkräfte wird sichergestellt, dass nur geordnet die entsprechenden Informationen in das System eingebracht werden. So wird verhindert, dass Dateien an falschen Orten abgelegt werden oder auch hier mehrfache Anlagen entstehen. Wenn jedoch mit Gespür und Augenmaß eine kontinuierliche Verwaltung geschieht, wird die Arbeit mit den digitalen Systemen nicht zum Frustfaktor, sondern zur Freude der Arbeitnehmer führen.
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